Heilmittelabrechnung

Rezepte direkt mit den Krankenkassen abrechnen oder mit einer Abrechnungsstelle? Wie kommst Du als Existenzgründer oder selbstständiger Praxisinhaber am günstigsten und schnellsten an Dein Geld?

Ein Patient betritt Deine Praxis und überreicht Dir seine ärztliche Verordnung. Unabhängig davon, ob es sich hierbei um ein Privat- oder Kassenrezept handelt, von diesem Augenblick an, quasi mit dem ersten „Hallo“, beginnst Du mit Deiner Arbeit für den Patienten (Erfassung, Terminvergabe, Behandlung …). Du musst erst einmal in Vorleistung gehen, das komplette Rezept abarbeiten, prüfen, abrechnen und einreichen, ehe Du auch nur einen einzigen Cent siehst. Dein Vermieter, Deine Leasingpartner und Deine Mitarbeiter wollen aber trotzdem pünktlich zum Monatsende ihr Geld haben.

Direktabrechnung mit den Krankenkassen oder doch die Abrechnungsstelle?

Welche Entscheidung ist für Dich die beste?

Bei Elithera beraten und betreuen wir sowohl Existenzgründer als auch selbstständige Praxisinhaber in der Heilmittelbranche. Unsere Empfehlungen für die Rezeptabrechnung sind immer individuell auf unsere Partner und deren Ziele/Praxen ausgerichtet.

Grundsätzlich befürworten wir die Verwendung einer professionellen Praxis-Software – speziell für Heilmittelerbringer (z. B. THEORG). Hier können alle abrechnungsrelevanten Daten erfasst, taxiert, gespeichert, abgerufen und an die Krankenkassen übermittelt werden. Derzeit erfolgt das noch zweigleisig: via verschlüsselter Datenübertragung an die jeweiligen Kostenträger und auf postalischem Weg, da die Krankenkassen immer das Originalrezept benötigen. Eine gute Praxis-Software kann außerdem Rechnungen (Privatleistungen, Zuzahlungen …) generieren sowie Eingabefehler und fehlende Daten erkennen/anzeigen. Rückläufer (falsch oder unvollständig ausgefüllte Rezepte) sollten möglichst vermieden werden. Sie sind nervig und zeitaufwendig.

Tendenziell schauen wir uns als Erstes die Ausgangslage an. Bist Du Existenzgründer oder Praxisinhaber?

Beispiel Existenzgründer

Gehst Du als Existenzgründer mit einer eigenen Praxis an den Start, musst Du Dir Dein „Geschäft“ erst mal aufbauen. Auch wenn Du eine bestehende Praxis übernimmst, wirst Du anfangs eine gewisse Liquidität benötigen, um Veränderungen umzusetzen oder Neues anzuschaffen.

Entscheidest Du Dich dafür, mit den Krankenkassen direkt abzurechnen, könnte es sein, dass Dir beim Anblick Deines Kontos in den ersten Monaten des Öfteren der kalte Schweiß ausbricht – vor allem dann, wenn Du Deine Rezepte nur zum Monatsende abrechnest. Das kann eine verdammt lange Durststrecke für Dich bedeuten, da die Krankenkassen sich bis zu vier Wochen Zeit nehmen dürfen, Dir Dein Geld zu überweisen. Fehler bei der Abrechnung werden Dir in Euro abgezogen. Selbstverständlich kannst Du die Rückläufer korrigieren und neu einreichen.

Entscheidest Du Dich dafür, mit einer Abrechnungsstelle zu arbeiten, schickst Du Deine Rezepte – statt direkt zu den Krankenkassen – an die Abrechnungsstelle. Das hat zwei entscheiden Vorteile:

  1. Wenn Du Dir unsicher mit dem ganzen Abrechnungsprocedere bist, kannst Du bei der Abrechnungsstelle eine zusätzliche Kontrolle Deiner Rezepte buchen (gegen eine Gebühr).
  2. Du bekommst Dein Geld schneller, weil die Abrechnungsstelle erst mal in Vorleistung geht. Die Kosten dafür richten sich danach, wie schnell Du Dein Geld überwiesen haben möchtest. Umso schneller desto teurer. Das ist je nach Abrechnungsstelle in bestimmten Zeiträumen wahlweise möglich (z. B. binnen 48 Stunden, einer Woche …)

Abrechnung als Existenzgründer erst mal selbst machen oder gleich jemanden dafür einstellen?

Wir empfehlen Dir, als Existenzgründer Deine Abrechnung erst einmal selbst zu erledigen, bis Du die Prozesse komplett beherrschst. Dabei ist es unabhängig davon, für welchen Abrechnungsweg Du Dich entschieden hast. Es ist wichtig, dass Du Dich mit Deiner Abrechnung auskennst, um Deine Finanzen im Blick zu haben/zu behalten.

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TIPP: Egal ob Abrechnungsstelle oder Direktabrechnung mit den Krankenkassen – lass Deine Rezepte nicht bis zum Monatsende liegen. Rechne ein Mal in der Woche ab!

Wenn Du einem Kostenträger fünf Rezepte zuordnen kannst (bei Direktabrechnung mit den Krankenkassen), oder z. B. zehn Rezepte mit verschiedenen Kostenträgern bei der Abrechnungsstelle einreichst, lohnt sich schon das Porto für einen Umschlag.

Wöchentlich abzurechnen ist nicht nur stressfreier, es kann Dir auch eine dauerhafte Liquidität sichern.

Du solltest Dir mindestens einen Vormittag in der Woche für Deine Abrechnung einplanen. Auch wenn Du später jemanden einarbeitest, ist es ratsam, stichprobenartig (reicht aus) zu kontrollieren. Vier Augen sehen immer mehr als zwei.

Beispiel Praxisinhaber

Viele selbstständige Physio-Unternehmer, die zu uns kommen, arbeiten bereits seit Ihrer Gründung mit einer Abrechnungsstelle zusammen. Die meisten Praxen sind langjährig etablierte Einrichtungen, die schon einen gewissen Pufferbetrag auf ihrem Konto verzeichnen können.

Was spricht dafür, direkt mit den Krankenkassen abzurechnen?

  1. Geld
  2. Geld und
  3. Geld 🙂

Als Praxisinhaber solltest Du nach ein paar Jahren im Geschäft wissen, worauf Du bei Deiner Rezeptabrechnung achten musst. Wenn Du die zusätzliche Kontrolle durch die Abrechnungsstelle nicht mehr benötigst, hast Du kaum zeitlichen Mehraufwand, wenn Du direkt mit den Krankenkassen abrechnest. Bist Du überhaupt noch auf einen schnelleren Geldeingang angewiesen? Wäre es tatsächlich ein Problem für Dich maximal vier Wochen zu warten, bis Du Dein Geld von den Krankenkassen bekommst? Schau Dir den Pufferbetrag auf Deinem Konto an – könntest Du die Zeit gut überbrücken?

Okay, Du bist daran gewöhnt Dein Geld schneller zu erhalten, aber bist Du auch bereit, weiterhin dafür zu bezahlen obwohl es vielleicht gar nicht nötig wäre?

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TIPP: Um Dich langsam zu entwöhnen, vergrößere einfach den Rahmen für die Zahlungsfrist Deiner Abrechnungsstelle. In der Regel sind die Verträge so flexibel gestaltet, dass Du das jederzeit ändern kannst. Du hast jetzt z. B. ein Zahlungsziel von einer Woche vereinbart – mach zwei draus, dann drei und wenn Du ohnehin bei vier bist … kannst Du auch direkt mit den Krankenkassen abrechnen.

FAZIT: Für Existenzgründer (ohne Puffer auf dem Konto) empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer Abrechnungsstelle – das kann für eine bessere Liquidität und Sicherheit im Abrechnungsprocedere sorgen.

Für Praxisinhaber lohnt sich ein Blick aufs Konto und bei ausreichend „Plus“ die Überlegung, direkt mit den Krankenkassen abzurechnen.

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Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.